Le siège de l’ARS

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Rôle et fonction du siège

Le Siège est constitué de la Direction générale et de l’administration des établissements et services de l’ARS. La Direction générale met en œuvre la politique générale de l’association telle que définie avec le Conseil d’Administration. Pour se faire, elle s’appuie sur ses services d’administration générale (Siège) et sur l’équipe de cadres responsables des établissements et services éducatifs. La Direction Générale veille à la mise en œuvre des valeurs contenues de l’ARS, à l’application du droit et rend compte de l’exercice de sa délégation au Conseil d’Administration. La responsabilité de l’Association, l’exercice de l’autorité, la représentation de l’employeur ainsi que la responsabilité à l’égard des usagers, fondent les grands axes de la délégation de Direction générale. L’administration générale du Siège comprend trois pôles :

  • les Ressources Humaines,
  • la Gestion et Comptabilité,
  • Conformité/Sécurité/Patrimoine.

La Direction générale, en plus de la mise en œuvre de la politique générale et de la stratégie administrative, supervise les 3 pôles. Organigramme

Le Pôle Direction Générale

> Pilotage de la politique générale de l’association

  • Suivi de l’application de la Loi sociale.
  • Analyse et application des nouvelles lois.

> Supervision de la mise en oeuvre des projets de services et d’établissements

  • Cohérence et adéquation des missions.
  • Anticipation et organisation des contrats d’objectifs.
  • Amélioration continue de la qualité des services.

> Conduite de la stratégie administrative, sociale, économique et financière

  • Gestion de la communication interne / externe.
  • Interlocuteur et liens entre les instances administratives et les services.
  • Interface administrative entre l’action sociale et le Conseil d’Administration.
  • Pilotage des instances par délégation.
Le pôle Ressources Humaines

> Responsable technique des recrutements

  • Anticipation des recrutements et des mouvements du personnel à envisager.
  • Mise en œuvre des procédures de recrutement : définition de postes et élaboration des profils de poste en collaboration avec la direction et/ou les responsables de service ; rédaction et diffusion des annonces de recrutement par les voies les plus appropriées ; entretiens de recrutement ; supervision de la phase d’accueil et d’intégration de la personne recrutée : contrat, règlement intérieur, règlement de fonctionnement, livret d’accueil, « charte des droits et liberté de la personne accueillie ».

> Élaboration, suivi et bilan des plans annuels et pluriannuels de formation

  • Définitions en concertation avec le directeur général et avec les cadres des objectifs généraux de formation ; recensements des besoins et des demandes ; montage du plan (critères, financements) ; soumission à la direction et aux instances représentatives du personnel ; mise en œuvre et suivi ; bilan de la formation.

 > Élaboration, analyse et conclusions à tirer du Bilan Social

  • Analyses et prospectives en matière de gestion des emplois, des mobilités professionnelles, des compétences du personnel et du climat social de l’association.

> Gestion administrative de la paie et des emplois

  • Gestion de la paie : élaboration des fiches de paie, déclarations des charges sociales : liens avec les organismes afférents (URSSAF, DDRTFP, ASSEDIC, Caisses de retraites, OPCA, médecine du travail…)
  • Déclarations d’embauches, constitution des dossiers des salariés, enregistrements déclarations d’accidents du travail, suivi administratif des contrats de travail : maladies, reprises, congés, modifications, aspects conventionnels…
  • Suivis et projections budgétaires des masses salariales

> Gestion et traitement des dossiers de conciliation et de contentieux social

    • Veille juridique (droit social et droit conventionnel) ; suivi des évolutions du droit social et du droit conventionnel, contrôle du respect des textes réglementaires, adaptation des pratiques administratives au regard de ces évolutions.
Le Pôle Gestion et Comptabilité

> Élaboration et suivi des budgets

Co-construction /validation / suivi du cadre budgétaire de chaque service, définition des méthodologies et amélioration des procédures comptables en interne.

> Suivi des dossiers et élaboration des documents financiers finaux

Comptes de résultats, bilans financiers, relation avec la banque, suivis des dossiers d’investissements, lien avec le commissaire aux comptes de l’association.

> Encadrement des actes de secrétariat comptable de l’ensemble des services de l’association

La chef de service gestion exerce une responsabilité opérationnelle sur l’ensemble des secrétaires des services dans l’exécution des actes de comptabilité : co-définition/ordonnancement/contrôle et suivi des tâches des secrétaires comptables.

Le Pôle Conformité/Sécurité/Patrimoine

Ce pôle repose sur quatre axes d’action

> ANIMATION D’EQUIPE (maintenance et gestion locative)

  • Organise, anime et supervise le travail de l’équipe de maintenance/réparation et de gestion locative (coordination des activités, appui technique aux professionnels, suivi des temps de travail, animation des réunions…)
  • Contribue à la gestion des ressources humaines du service : gestion des effectifs, gestion et évaluation des compétences individuelles et collectives, recensement des besoins de formation, participation au recrutement des salariés non cadres, accueil des nouveaux arrivants et stagiaires

> ADMINISTRATION DE LA SECURITE

  • Assure une veille réglementaire en matière de sécurité et de normes concernant les établissements recevant du public
  • Contrôle l’application des règles en matière de prévention des risques et de sécurité et des consignes de sécurité
  • Contrôle la conformité des installations techniques et des équipements de sécurité incendie (SSI, ascenseurs, alarmes, ventilations, extincteurs, boîtiers électriques, portes coupe-feu) et supervise leurs mises aux normes
  • Organise avec les prestataires extérieurs les contrôles réglementaires périodiques des installations techniques et des équipements de sécurité incendie, prépare les visites des commissions de sécurité, contrôle l’exécution des observations issues des différents contrôles, met à jour les documents réglementaires
  • Elabore les processus et procédures sécurité
  • Participe à l’évaluation des risques professionnels et à la politique d’amélioration des conditions de travail en lien avec le service RH (actions d’information et de sensibilisation du personnel à la sécurité, élaboration du DUER, exercices d’alerte incendie, définition des besoins de formation en matière de sécurité)
  • Enregistre et organise les indicateurs permettant le suivi de l’activité sécurité
  • Conseille et accompagne la Direction Générale dans la prévision des investissements de sécurité ou de mise en conformité des installations

> GESTION TECHNIQUE DU PATRIMOINE IMMOBILIER

  • Assure le suivi de la maintenance et de l’entretien des immeubles et négocie les contrats de maintenance et les renouvellements de contrats, dans une optique de maîtrise des coûts et de développement de la qualité du bâti
  • Définit, étudie, planifie, coordonne ou organise les différents travaux (construction, entretien) et des opérations de dépannage dans les meilleures conditions de délais et de coûts
  • Arbitre entre  » faire  » et  » faire-faire  » et pouvoir si besoin, recourir à des prestataires extérieurs tout en veillant à l’optimisation technico-économique des chantiers
  • Vérifie la bonne exécution des travaux et des interventions conformément au cahier des charges établi, aux plans d’intervention, budgets, délais et impératifs de qualité
  • Enregistre et organise les indicateurs permettant le suivi du coût des travaux et des interventions techniques
  • Créé et entretient un partenariat avec les prestataires extérieures qualifiées
  • Lance les appels d’offres (cahiers des charges types, bordereaux de prix, préconisations et prescriptions à mettre en œuvre) et sélectionne les prestataires
  • Gère les dossiers d’assurances (parc immobilier et flotte automobile) et supervise le suivi des sinistres

> PARTICIPATION AU PROJET D’ETABLISSEMENT

  • Assiste et conseille la Direction Générale et les services dans les domaines de la sécurité et de gestion du patrimoine
  • Participe à la mise en œuvre de la politique générale de l’association
L'organigramme de l'association

Organigramme ARS 2014

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