Le Siège de l'ARS
Les établissements & services
Rôle et fonction
Le Pôle Direction Générale
Le Pôle Ressources Humaines
Le Pôle Gestion et Comptabilité
Le Pôle Conformité/Sécurité/Patrimoine
Le Pôle Gestion locative et Achats
Publications
Contacts
Rôle et fonction
Rôle et fonction
La Direction traduit en actions la politique générale de l’association telle que définie avec le Conseil d’administration. Pour ce faire, elle s’appuie sur ses services d’administration et sur l’équipe de cadres responsables des établissements et services.
L’administration du Siège comprend 5 pôles :
- Direction générale.
- Ressources Humaines.
- Gestion & Comptabilité.
- Conformité/Sécurité/Patrimoine.
- Gestion locative & Achats.
Le Pôle Direction Générale
Le pôle direction générale
Pilotage de la politique générale de l’association
- Suivi de l’application de la Loi sociale.
- Analyse et application des nouvelles lois.
Supervision de la mise en oeuvre des projets de services et d’établissements
- Cohérence et adéquation des missions.
- Anticipation et organisation des contrats d’objectifs.
- Amélioration continue de la qualité des services.
Conduite de la stratégie administrative, sociale, économique et financière
- Gestion de la communication interne / externe.
- Interlocuteur et liens entre les instances administratives et les services.
- Interface administrative entre l’action sociale et le Conseil d’Administration.
- Pilotage des instances par délégation.
Le Pôle Ressources Humaines
Le pôle Ressources Humaines
Responsable technique des recrutements
- Anticipation des recrutements et des mouvements du personnel à envisager.
- Mise en œuvre des procédures de recrutement : définition de postes et élaboration des profils de poste en collaboration avec la direction et/ou les responsables de service ; rédaction et diffusion des annonces de recrutement par les voies les plus appropriées ; entretiens de recrutement ; supervision de la phase d’accueil et d’intégration de la personne recrutée : contrat, règlement intérieur, règlement de fonctionnement, livret d’accueil, « charte des droits et liberté de la personne accueillie ».
Élaboration, suivi et bilan des plans annuels et pluriannuels de formation
- Définitions en concertation avec le directeur général et avec les cadres des objectifs généraux de formation ; recensements des besoins et des demandes ; montage du plan (critères, financements) ; soumission à la direction et aux instances représentatives du personnel ; mise en œuvre et suivi ; bilan de la formation.
Élaboration, analyse et conclusions à tirer du Bilan Social
- Analyses et prospectives en matière de gestion des emplois, des mobilités professionnelles, des compétences du personnel et du climat social de l’association.
Gestion administrative de la paie et des emplois
- Gestion de la paie : élaboration des fiches de paie, déclarations des charges sociales : liens avec les organismes afférents (URSSAF, DREETS, ASSEDIC, Caisses de retraites, OPCO, médecine du travail, etc.).
- Déclarations d’embauches, constitution des dossiers des salariés, enregistrements déclarations d’accidents du travail, suivi administratif des contrats de travail : maladies, reprises, congés, modifications, aspects conventionnels, etc.
- Suivis et projections budgétaires des masses salariales.
Gestion et traitement des dossiers de conciliation et de contentieux social
- Veille juridique (droit social et droit conventionnel).
- Suivi des évolutions du droit social et du droit conventionnel, contrôle du respect des textes réglementaires, adaptation des pratiques administratives au regard de ces évolutions.
Le Pôle Gestion et Comptabilité
Le Pôle Gestion et Comptabilité
Élaboration et suivi des budgets
Co-construction /validation / suivi du cadre budgétaire de chaque service, définition des méthodologies et amélioration des procédures comptables en interne.
Gestion et traitement des caisses et budgets mensuels
Suivi des dossiers et élaboration des documents financiers finaux
Comptes de résultats, bilans financiers, relation avec la banque, suivis des dossiers d’investissements, lien avec le commissaire aux comptes de l’association.
Encadrement des actes de secrétariat comptable de l’ensemble des services de l’association
La chef de service gestion exerce une responsabilité opérationnelle sur l’ensemble des secrétaires des services dans l’exécution des actes de comptabilité : co-définition/ordonnancement/contrôle et suivi des tâches des secrétaires comptables.
Le Pôle Conformité/Sécurité/Patrimoine
Le pôle Patrimoine et Service technique
Ce pôle repose sur quatre axes d’action :
1 – Animation d’équipe (maintenance)
- Organise, anime et supervise le travail de l’équipe de maintenance/réparation (appui technique aux professionnels, suivi des temps de travail…)
- Contribue à la gestion des ressources humaines du service : gestion des effectifs, gestion et évaluation des compétences individuelles et collectives, recensement des besoins de formation, participation au recrutement des salariés non cadres, accueil des nouveaux arrivants et stagiaires.
2 – Gestion technique du patrimoine immobilier
- Assure le suivi de la maintenance et de l’entretien des immeubles et négocie les contrats de maintenance et les renouvellements de contrats, dans une optique de maîtrise des coûts et de développement de la qualité du bâti.
- Définit, étudie, planifie, coordonne ou organise les différents travaux (construction, entretien) et des opérations de dépannage dans les meilleures conditions de délais et de coûts.
- Arbitre entre » faire » et » faire-faire » et pouvoir si besoin, recourir à des prestataires extérieurs tout en veillant à l’optimisation technico-économique des chantiers.
- Vérifie la bonne exécution des travaux et des interventions conformément au cahier des charges établi, aux plans d’intervention, budgets, délais et impératifs de qualité.
- Enregistre et organise les indicateurs permettant le suivi du coût des travaux et des interventions techniques.
- Créé et entretient un partenariat avec les prestataires extérieures qualifiées.
- Lance les appels d’offres (cahiers des charges types, bordereaux de prix, préconisations et prescriptions à mettre en œuvre) et sélectionne les prestataires.
- Gère les dossiers d’assurances (parc immobilier et flotte automobile) et supervise le suivi des sinistres.
Le Pôle Gestion locative et Achats
Le Pôle Gestion locative et Achats
Cette Mission porte sur deux volets : la Gestion locative et les Achats pour l’ensemble des établissements et services de l’ARS. La mise en œuvre est assurée par une Chargée de gestion locative & achats.
1 – Gestion locative
Gérer au quotidien les actes nécessaires au bon déroulement de la location des appartements
- Prospecte et propose les logements conformes aux demandes de location des établissements.
- Gère les relations avec les bailleurs et les services (négociation, traitement des appels téléphoniques, suivi des demandes, réclamations ou litiges de toute nature, préparation des éléments de réponses).
- Assure la gestion locative du parc immobilier (préparation ou réalisation des états des lieux d’entrée et de sortie, constitution des pièces nécessaires à la conclusion du bail, activation et résiliation des contrats d’énergie et d’assurances) dans le respect des délais impartis par les dispositions législatives ou réglementaires.
- Constitue et suit les dossiers individuels du parc immobilier.
- Enregistre, organise les données permettant de suivre l’activité du parc immobilier (dépôt de garantie, loyer, charges, occupant, allocation CAF, réparations, travaux, etc.).
- Valide et contrôle les quittances à payer : loyers, participations des usagers et charges locatives et recouvre les dépôts de garantie dans le respect des procédures et délais impartis.
2 – Achats
Réaliser le traitement commercial et administratif des achats de l’association
- Identifie les besoins en approvisionnement de l’association et prospecte le marché des fournisseurs et des produits.
- Sélectionne les fournisseurs selon leurs capacités à répondre aux besoins des services
Constitue et actualise les bases de données fournisseurs ou produits
Gère les relations avec les fournisseurs et les services (négociation, traitement des appels téléphoniques, suivi des demandes, réclamations ou litiges, préparation des éléments de réponses). - Assure la gestion administrative des achats (élaboration et passation de la commande) dans le respect des procédures.
- Valide et contrôle les factures et vérifie la conformité de la commande et des conditions de réalisation : prix, délais et lieu de livraison.
- Enregistre, organise les données permettant de suivre les achats et la performance des fournisseurs (coût, qualité, délai,…).
Publications
Publications à télécharger
Charte des droits et libertés de la personne accueillie
Contacts
Contacts
Horaires d’ouverture
9h00 – 17h00 en continu
Adresse et contacts
Direction et administration
6 rue des Fabres 13001 Marseille
Tél. 04 91 99 43 00 – Fax 04 91 99 43 09
ars.association@ars13.org
ACCÈS RTM : Métro 1 Arrêt Vieux-Port – Métro 2 Arrêt Noailles – Tram T2 Arrêt Belsunce-Alcazar – Tram T2 Arrêt Canebière-Capucins – Tram T3 Arrêt Cours Saint Louis
